Det hele startet for vel tre år siden da vi skulle gå over til et oppgavestyrt økonomisystem i kommunen. Vi er mange som har sett utfordringene med økonomi- og FDV-systemer som ikke snakker sammen. I tillegg er det mange manuelle og tidkrevende rutiner i tilknytning til våre tallrike rammeavtaler for driftstekniske tjenester. Målet ble rett og slett å finne en digital løsning som kunne gjøre hverdagen enklere for våre vel 500 tjenesteleverandører, samt ikke minst forenkle interne prosesser.
____________________________________________________________________________________________________
Mer fornøyde leverandører og ansatte
Vårt høye mål var å redusere kostnader og manuelle rutiner, samt oppnå mer fornøyde leverandører av eiendomstjenester til våre 730 formålsbygg.
Gevinstene vi ønsket å oppnå var blant annet:
Et heldigitalt innkjøpssystem og betydelig forenkling av arbeidsflyt.
Standardiserte rutiner og avtalevilkår for rammeavtaler.
Bedre oversikt og kontroll med hele anbudsprosesser.
Full transparens, likebehandling og god dialog med leverandørene.
Vi kan nå konstatere at vi har satt i drift vårt heldigitale system for eiendomsdrift for vel 880 000 m² med formålsbygg i Stavanger kommune. I første omgang gjennom en pilot for tømrer-tjenester. Nye driftstjenester blir nå løpende inkludert i den nye plattformen etter hvert som vi ser at piloten gir resultater.
____________________________________________________________________________________________________
Avgjørende med god forankring
Det er min overbevisning at årsaken til at vi har lykkes med dette omfattende og komplekse prosjektet er den brede forankringen som vi har jobbet med helt siden ideen om en digital innkjøpsplattform-form for eiendomsdrift kom opp.
Vi startet med omfattende diskusjoner i kommunens ledergruppe for tekniske tjenester, før vi involverte en større del av driftsorganisasjonen. Det var ikke nok at innovasjonsressursen i kommunen var entusiastisk, selv om det ga oss inspirasjon. Vel så viktig var det å overbevise egen driftsorganisasjon om gevinstene vi ønsket å oppnå. Vi måtte rett og slett endre holdninger til arbeidsprosesser og måten vi skulle jobbe på i forhold til våre 500 tjenesteleverandører.
Et viktig element var dessuten å få med leverandørene på laget. Mange små leverandører, ofte uten egen administrasjon, var en realitet vi måtte forholde oss til. I tillegg kom skepsis til digitalisering av prosesser blant spesielt driftsfolk. Dessuten måtte vi ta hensyn til et strengt og, etter min vurdering, lite fleksibelt rammeverk for offentlige anskaffelser. Dette ga utfordringer både for oss som oppdragsgiver og for tjenesteleverandørene. Rettferdighet og likebehandling av leverandørene er et mål for alle.
____________________________________________________________________________________________________
Full kontroll på 500 leverandører
Really sitt web-baserte verktøy forbedrer innkjøpsprosessene ved å automatisere og forenkle arbeidsflyten. Verktøyet gjør det enkelt å følge opp leverandører og effektiviserer interne prosesser, samtidig som det forbedrer leverandørstyringen. Vi har også fått et system som er fullt integrert med våre økonomi- og FDV-systemer.
Gevinster er ikke minst bedre kontroll og oversikt over anbudsprosessene samt betydelig bedre kommunikasjon med leverandørene. En tilleggseffekt er at vi får bedre struktur på avtaleforvaltningen og økonomioppfølgingen vår. Vi har fått bedre styringsverktøy for driften av våre formålsbygg.
I sum vil vi få reduserte kostnader, færre manuelle rutiner og mer tilfredse leverandører.