I vakre omgivelser i Åstveit nord for Bergen sentrum finner du Villa Åstveit. Et lite, om lag tre år gammelt sameie. Med gjennomgående høy standard, parkeringskjeller og store grøntarealer er dette et idyllisk sted å bo.
Styret består av tre personer med beskjeden kunnskap om teknisk drift av et såpass stort bygg. – Vi ønsker bare at ting blir håndtert, fungerer og ikke minst at vi må bruke minst mulig tid på dette, sier de.
Kaos når det gjaldt avtaler, lovverk og behov
Vi slet med å få oversikt over alle serviceavtalene. Hva er lovpålagt? Hva bør vi ha? Hva bør vi ikke ha? Vi oppdaget blant annet at leverandører vi hadde avtale med ikke hadde utført avtalt service, og mest alvorlig av alt så oppdaget vi at vi manglet lovpålagte serviceavtaler. Dette er vanskelig å finne ut av på egen hånd, sier styreleder Trond Inselseth.
Ikke nok med proff forretningsfører
Selv om vi har har og betaler mye for en profesjonell forretningsfører, viser det seg at ansvaret blir skjøvet tilbake til vårt styre. I praksis viser det seg at vi ikke kan forvente at forretningsfører er proaktive og tydelige i forhold til hva de gjør og hva vi må gjøre.
Her er det åpenbart et hull i markedet som vi oppdaget at Really! kunne hjelpe oss med. Her får vi en uavhengig tredjepart som kan gå inn og verifisere avtalene, leverandørene, vilkårene og prisene. Really ! har utarbeidet en oversikt over hvilke serviceavtaler som er lovpålagt og hvilke avtaler og tjenester vi bør ha med anbefalt frekvens. Med kun noen tastetrykk fikk vi tilbud fra flere sertifiserte leverandør innenfor hvert fagområde. Da kunne vi enkelt velge de leverandørene som hadde det beste og tryggeste tilbudet i ro og mak hjemme i vår egen stue uten utallige befaringer på stedet og tilbud på mail som du skal holde oversikt over og sammenligne med. Really! sitt system er allerede utarbeidet på en slik måte at alle tilbudene fra alle leverandørene har lik spesifikasjon. Befaringen er på en måte allerede gjort. Da er det enkelt å sammenligne eple mot eple. Bare noen dager etter at vi bestilte tjenester tok leverandørene kontakt og da var vi i gang. Å ha en oversikt og trygghet for at vi har alle lovpålagte serviceavtaler med riktig frekvens er jo særdeles viktig ovenfor for f.eks. forsikringsselskapet hvis noe skulle inntreffe sier styremedlem Ingvard Wilhelmsen.
Regningen havner til slutt hos beboer
Plattformen til Really!, avslørte at vi betalte mer enn det som var nødvendig. Som eksempel kan nevnes rengjøringsavtalen vår som har rullet og gått siden innflytting. Vi hadde en frekvens på vask hver annen uke med eksisterende leverandør. På et par minutter fikk vi økt frekvensen til vask hver uke og til en pris som var 40 % billigere enn vaskeavtalen vi hadde. Selv om dette ikke var det viktigste for oss, ble det likevel en hyggelig bonus. Vi må alltid huske på at kostnadene for alle serviceoppdrag til slutt havner på hver enkelt beboer i form av «husleie» eller felleskostnader, påpeker styrelederen.
Nå har vi alt samlet på én plass
Tidligere hadde vi kontrakter, avtaler og servicerapporter på flere forskjellige epost-kontoer, i konvolutter og hos forskjellige personer. Nå får vi samlet alle tilbud, løpende kontrakter og servicerapporter på Really-plattformen. Dette betyr at oversikten blir mye enklere, og at om et år når naboen tar over ansvaret kan vi i styret bare overlevere Really-kontoen. Da får de full kontroll på hva som er gjort, og alle servicecerapporter ligger der. Vi vet hvilke avtaler som går, hva de koster og ikke minst korrekte og like oppsigelsesfrister. Alle avtaler gjort gjennom Really! plattformen har 3 måneders oppsigelsestid.
Strålende fornøyd med valg av leverandører
Alle leverandørene vi har valgt tok kjapt kontakt etter bestilling, fulgte opp og har utført etter forventning. Vi har spart penger, får god oppfølging og har tillit til leverandørene. Og det er også kjekt at de er proaktive og lokale, men den største oppsiden for oss i styret er den forenklingen som ligger der i forhold til oversikt og trygghet.
Plattformen overraskende enkel i bruk
Informasjonen vi trenger for å innhente tilbud er enklere å oppdrive enn man skulle tro. Enten hadde vi det tilgjengelig eller så oppdaget vi at standardiseringen til Really gjorde det svært lite komplisert. For eksempel så er det ingen krise om vi bommer pittelitt på beregning av kvadratmeter. Dette retter vi enkelt opp med leverandør i ettertid om nødvendig.
Når tilbudene var innhentet, og avtalene inngått finner vi disse enkelt på vår profil hos Really! Her har vi full kontroll på innhentede tilbud, frister, løpende avtaler og rapporter. I styremøtene nå kan vi i ro og mak gå igjennom alle enkeltstående tilbud og vurdere de ulike leverandørene. Enklere og mer oversiktlig kan det faktisk ikke bli.
Det er både enkelt å hente inn, enkelt å dele, enkelt å vurdere og ikke minst enkelt å bestille.